Com Començar Amb Evernote
Les Limitacions d’Evernote
Si som desordenats classificant notes, Evernote serà desordenat i no ens servirà.
- Una Nota és única i no pot estar en dues llibretes al mateix temps; si fas còpies, llavors dupliques informació.
- Les Llibretes poden guardar tantes notes com vulguem, amb un límit de capacitat per llibreta. Sembla ser que el límit de llibretes és de 250 per als comptes personals.
- Les Col·leccions de Llibretes (Stacks) només poden tenir un nivell de profunditat.
- Els Noms de les Llibretes i dels ‘Stacks’ són únics i no poden estar repetits.
- Les Etiquetes són virtualment il·limitades (bé, sí tenen límit, però crec que 100.000 etiquetes són suficients, oi?)
- Les Etiquetes es poden inserir en tants nivells com vulguem, superant la limitació de les llibretes.
- Les Notes poden tenir múltiples etiquetes. Més de cinc etiquetes per nota no són recomanables (millor <3), però això ja depèn del que sigui útil per a nosaltres.
Aquest diagrama mostra l’estructura de notes i llibretes d’evernote,
La Pantalla Inicial de les Notes
- Les Dreceres: Arrastra notes, llibretes o etiquetes de més ús, per accedir-hi directament.
- El Llistat General: Notes, Llibretes, Carpetes i Etiquetes (es poden desplegar):
- Notes: les notes que hi tens.
- Llibretes: les llibretes o col·lecció de llibretes que tens.
- Etiquetes: les etiquetes que has posat a les notes. Aquí no surten perquè encara no n’hi ha cap.
- Atlas: Geo posicionament de les notes.
- Market: Productes tecnològics associats a Evernote, com ara escànners, llibretes, etc.
- Prèmium: novetats i característiques dels comptes de pagament.
- Anuncis: la modalitat gratuïta inclou publicitat.
- El Compte d’evernote: Accés al teu compte personal.
- El botó de sincronització per actualitzar el contingut en tots els dispositius o rebre’l de la xarxa.
- L’indicador de problemes en la sincronització.
- La Visualització del llistat de notes que pots configurar com a totes o per llibreta.
- El Botó per crear una nova nota o iniciar un xat.
- La Barra de cerca.
- La Barra d’accions sobre la nota:
- Assignar-li una llibreta nova.
- Assignar-li etiquetes.
- Assignar-li recordatoris o dates límit.
- Eines per editar imatges i afegir-li marques.
- Presentar la nota (estil powerpoint).
- Veure informació associada a la nota.
- Esborrar la nota.
- Compartir la nota.
- La Barra d’edició del text i el contingut de la nota:
- Format, tipus i color del text.
- Efectes especials.
- Afegir ‘check boxes’ (caselles de marques).
- Afegir barres horitzontals, taules o arxius annexats.
- Afegir notes de veu, imatges, etc.
- El Contingut de la nota:
- La part superior del títol.
- La part inferior del contingut
- Botó del xat professional sempre disponible.
- La Barra Lateral: No canvia mai i es manté sempre accessible.
- La Barra Superior: No canvia mai i es manté sempre accessible.
- La Part Central: Canvia en funció del que escollim en el lateral. Cada opció té la seva part central específica. Les més útils són:
- La Vista Notes: És on podem crear, modificar, organitzar, esborrar, presentar, fusionar i compartir les notes.
- La Vista Llibretes: Podem crear-ne de noves, editar-les, crear carpetes de llibretes i traspassar notes en massa.
- La Vista Etiquetes: Podem crear-ne de noves, editar-les i crear conjunts d’etiquetes.
Establint La Llibreta d’Entrada de Notes
El primer a fer, és definir la llibreta d’entrada de notes per defecte. La funció principal d’aquesta llibreta, és concentrar tota la informació que enviarem a Evernote des d’altres aplicacions i/o dispositius. D’aquesta manera, la classificació prèvia abans d’arxivar definitivament o no, en facilitarà la seva recerca en el futur.
Per establir la llibreta d’entrada per defecte, s’ha d’anar a Preferències > General i escollir la llibreta.
Un cop a la setmana, s’hauria de tenir l’hàbit de classificar i buidar tot aquest contingut, abans que el volum de notes no ens ho posi més difícil. Això és la teoria, però a la pràctica, és fàcil deixar-hi força ‘runa digital’…
l’Ús Eficient d’Evernote
Com ja he dit abans, l’utilitat d’evernote depèn d’establir un mètode que ens permeti organitzar grans quantitats d’informació. Quan jo tenia 100 notes, tot era més fàcil, però ara que en tinc uns quants milers, t’asseguro que els mètodes massa complicats no funcionen i si no en tens, és molt difícil trobar-hi res.
Les meves recomanacions després de 5 anys d’ús, són:
- Quan guardis una nota, pregunta’t quina és la seva finalitat: Arxivar? Una acció futura? Llegir més tard? Amb les finalitats pots crear etiquetes per trobar-les més fàcilment o establir-hi recordatoris automàtics.
- Els noms de les llibretes i de les etiquetes han de tenir sentit per a nosaltres, segons la nostra manera de treballar. Jo trobo molt útils els noms orientats a l’acció, en notes de tasques a fer i els noms abstractes, en notes per arxivar.
- Treballa amb poques llibretes (<5) i com ja he dit, amb noms orientats a l’acció o a l’arxiu.
- La clau, segons el meu punt de vista, és utilitzar etiquetes agrupades. Per què? Doncs perquè trobo que permeten classificacions molt més líquides i adaptables que les llibretes. A més pots crear arbres d’etiquetes complexes amb tants nivells com necessitis, segons la teva manera de classificar.
- Jo m’he creat grups d’etiquetes mare (<7) que me permeten indexar una mateixa nota en diferents llocs, fet que fa més fàcil trobar-la entre milers. A més, com podem inserir-ne tantes com vulguem, estalviarem etiquetes a l’hora de classificar. Exemple, etiquetes per tipus de documents: A l’etiquetar una nota amb ‘ms xls’, ens estalviem afegir la resta d’etiquetes superiors (office, arxius i documents) i ens queda perfectament localitzada en el menú lateral.
- Un altra avantatge de les etiquetes és que reorganitzar-ne l’estructura és fa molt més ràpid que no pas amb les llibretes. Si volem canviar els noms o moure branques senceres no serà un patiment a l’hora de sincronitzar/actualitzar el contingut en altres dispositius.
- Utilitzar els recordatoris per a totes aquells notes que contenen accions, és a dir, tasques amb dates límits. Per afegir-les, vés a la barra d’accions i clica en el rellotge.
- Afegir al menú lateral de les dreceres les notes, llibretes o etiquetes que més utilitzem per tenir un accés ràpid. Simplement arrastra l’ítem a la zona de les dreceres. Si l’esborres, no estàs esborrant la nota, només l’accés directe.
- A l’hora de cercar, podem desar les cerques per trobar-hi més endavant el mateix tipus de notes:
Aprofitant l’Extensió Web Clipper i el Correu
Recopilar articles i pàgines d’interès des del navegador, és molt còmode amb l’extensió Web Clipper d’Evernote. Aquesta funcionalitat, ens permet amb només un clic, desar l’article, la pàgina sencera o una captura de pantalla a la llibreta que vulguem, afegint-t’hi al mateix temps, comentaris i etiquetes. Les marques dels enllaços favorits, útils als inicis d’Internet, es tornen avui dia ineficients quan superen un gran nombre.
Un altra manera de desar contingut que utilitzo molt, és mitjançant el correu. Pots enviar la pàgina sencera a la direcció que evernote et crea automàticament per rebre les notes per correu. Aquesta direcció, la trobaràs al menú desplegable del Compte > ‘Informació del Compta’.
Afegeix la direcció a la teva agenda de contactes i ja ho tindràs tot a punt per començar a recopilar tota classe d’ítems de forma eficient. Personalment, trobo aquesta manera de desar molt pràctica, sobretot quan estic a la tauleta o per enviar fotos de documents o notícies amb el mòbil.
Sincronització de les Notes Desades
Tot aquesta sistema pot trontollar si funciona com una illa, és a dir, desconnectat de la resta de dispositius. Si es disposa de Wifi, millor, ja que la cobertura mòbil, de vegades, no assoleix l’ample de banda necessari.
Cada cop que sincronitzem el botó, amb el cercle de fletxes de la barra superior, s’il·lumina de blau i comença a girar. Vol dir que el contingut s’està actualitzant a l’última versió o s’està transferint.
Amb la modalitat prèmium, es pot desar el contingut de les llibretes de forma local i veure’l encara que no tinguem connexió a Internet. Amb la modalitat gratuïta, només veure’m el contingut de les notes, si disposem de connexió.
Tot i que la fluïdesa és veu afectada en funció del volum de dades a transferir, la veritat és que la sincronització ha millorat força en els últims mesos. Abans era molt lenta i fallava freqüentment.
Conclusió
Internet és una font inesgotable d’informació en estat pur.
Per fer-li front de forma humanament útil, necessitem eines com Evernote per classificar de formes més liquides i menys restrictives, independents dels dispositius.
Bàsicament, jo treballo amb la versió escriptori i amb la versió per a tauleta (iPad). De vegades també amb la versió web. Per a mi, aquesta aplicació és imprescindible per manegar el flux de dades personals que l’estil de vida actual requereix. Però torno a remarcar, que això depèn de si som capaços d’adaptar-la a la nostra manera de treballar i no a l’inrevés.
Espero que us sigui útil.
Moltes gràcies per llegir-me.