Tutorial Bàsic Pas a Pas del Nou Google Drive

Aquest tutorial descriu pas a pas i de forma bàsica, com utilitzar el nou Google Drive 2014, i així, beneficiar-te de les seves interessants eines col·laboratives, especialment si treballes amb equips remots i de forma autònoma però alhora sincronitzat.

Per si no ho saps, Google Drive és el servei d’emmagatzematge de documents engegat per Google a meitats del 2012. Actualment, ofereix de sortida 15 GB d’espai lliure gratuïtament (fent ús de les dades privades). Inicialment es va anomenar Google Docs, nom que posteriorment ha estat substituït per l’actual Google Drive.

Com totes les eines de Google, s’actualitza bastant sovint. Aquesta guia didàctica recull els canvis del nou Google Drive 2014 que ja s’està aplicant de forma opcional.

La seva principal característica és que apart d’emmagatzemar documents i fitxers, els podem crear, editar i compartir en línia, directament des del navegador, sense necessitat de tenir instal·lat un programa editor com MS Word, Excel o Powerpoint. Fins i tot, un document compartit, es pot editar al mateix temps (veient els canvis), per persones diferents, si s’està connectat.

Si et descarregues l’aplicació al teu ordinador o al dispositiu mòbil, d’acord amb el tipus de sincronització que desitgis, manté l’actualització dels documents afegits, tal i com fan els altres serveis d’emmagatzematge del mateix tipus com són dropbox, onedrive (antic skydrive), box, o sugarsysnc.

Anem a veure com va tot plegat.

1. Crea un Compte de Google

El primer que necessites és tenir un compte a Google, normalment associat a una adreça de correu gmail. Si no el tens, vés a www.google.com i creat un compte seguint les instruccions. Un cop fet, accedeix a Google Drive per la direcció https://drive.google.com/ o per la pestanya superior.

1.1 Accedeix a Google Drive per la pestanya superior

Si estàs ja dins del teu Gmail, vés a la barra superior del navegador a on tens l’accès ràpid de tots els serveis de Google. Clica en Drive.

2. Vista del nou Google Drive “La meva unitat: Google Drive”

2.1 La meva unitat: Google Drive

Un cop autenticats, el primer que veiem és  la visualització “DRIVE”.  Sota el logo de Google, l’icona triangle al costat de la paraula Drive ens indica que ja som dins. Si és el primer cop, òbviament, l’unitat està buida.

En la barra de l’esquerra (1) tenim el botó de creació de documents i l’accés a les carpetes de la teva unitat. Si volem crear un arxiu, podem fer-ho des del botó vermell “NOU” o des del desplegable superior “La meva unitat” (2)

2.2 Descarrega’t Google Drive en Local

Si és el primer cop, és possible que et pregunti si vols descarregar-te l’aplicació que et permetrà editar i consultar els arxius del Google Drive al teu ordinador sense necessitat d’estar-hi connectat.

2.3 Creació i edició de documents sense connexió

2.4 Botó vermell Per crear o pujar un arxiu

Crea un document nou

Els tipus de fitxers que podem crear online en el format de Google són els següents:

  • Crear un Document de Google (Google doc)
  • Fulls de càlcul de Google
  • Presentacions de Google
  • Formularis de Google
  • Dibuixos de Google

2.5 Menú desplegable superior La meva unitat

Amb aquest altre menú, s’accedeix a les mateixes opcions que el botó ‘NOU’.

2.6 Navegador de documents

Vista en format icona del que hi ha dintre de la teva unitat.

3. Treballant amb el format de documents de Google

Amb Google Drive, a part de d’emmagatzemar els meus propis fitxers, puc crear-ne de nous per tal d’editar-los directament des del navegador sense necessitat de tenir instal·lat un programa. També és possible editar un document al mateix temps (en el format de google) amb diferents persones connectades, tot incloent comentaris en línia.

Fixa’t que la classificació de colors és important a Google Drive. El color del document i de la barra de la pnatlla ens indica el tipus de document sobre el qual estem treballant. Segons això cal recordar, els tipus de fitxers que pots crear amb el format de google associats a un color:

  • Documents de Google -> associats al color blau
  • Fulls de càlcul de Google -> associats al color verd
  • Presentacions de Google -> associades al color groc
  • Formularis de Google -> representats amb color verd perquè s’asoccien als fulls de càlcul
  • Dibuixos de Google -> associades al color vermell

Aplicant aquest criteri, hi ha 3 visualitzacions diferenciades pel color a Google Drive 2014 que engloben els tres tipus de documents: Documents, Fulls de càlcul i Presentacions.

3.1 Edició de documents en línia

Cal remarcar, que només es poden editar els document que prèviament s’hagin convertit al format de Google Docs. Es a dir, si en el meu ordinador tinc un Excel (MS Office), només el podré editar amb Google Drive si el converteixo al format de Google. En el cas citat,es convertirà al format de fulls de càlcul de Google.

Aquest pas es pot automatitzar en les opcions de configuració.

Si no vull convertir el document al format de Google, llavors només el podré visualitzar, sense possibilitat d’edició. Es tracta com un fitxer més.

3.2 Puja documents de Microsoft Office en format original

Sàpigues que un cop acabada l’edició en el format de google, es pot tornar a descarregar l’arxiu en el format inicial que l’havies pujat però ho has d’escollir en el menú de descàrrega (com a document Microsoft office , PDF, etc)

Si no el converteixes, Visualitzes el fitxer excel com si fós un PDF i no el pots editar directament. Existeix la possibilitat d’editar amb altres eines però llavors perds els avantatges de compartir i editar en línia que et dóna el format de Google.

3.3 Nova Vista dels Documents de Google

El color blau identifica els documents. Si és clica en l’icona blava del document al costat del nom de l’arxiu, s’accedeix a la nova visualització dels documents. Aquesta és una novetat del Google Drive 2014.

Nova visualització dels documents. Si volem crear un document nou, hi ha un nou botó circular (blau, en aquest cas) en la part inferior dreta de la visualització.

Per accedir a la resta d’opcions, clica a l’icona ‘minimalista’ del menú en la barra.

Del lateral, apareixen les opcions amagades del menú. Si utilitzes Chrome, es recomana instal·lar-se l’extensió per editar els de documents de Google Drive per guanyar rapidesa i flexibilitat.

3.4 Nova visualització dels Fulls de càlcul i Presentacions de Google

El mateix que aplica als documents, també aplica a la resta de formats.

Pàgina d’inici dels fulls de càlcul.

Pàgina d’inici de les presentacions.

4. Com treballar amb els documents de Google

En el nou Google Drive, s’han establert 3 possibles formes de treballar que només aplica al format de documents (de moment). Aquestes són les modalitats:

  1. Mode d’edició.
  2. Mode de suggeriments i comentaris en línia.
  3. Mode de visualització (sense possibilitat d’edició).

Per accedir-hi, s’ha de seleccionar a la part esquerra superior, clican a l’icona del llapis:

4.1 Mode edició per defecte – Documents de Google

Aquest mode és l’opció per defecte. Permet editar completament el document amb totes les opcions activades.
mode edició google docs

 

4.2 Mode Suggeriments – Documents de Google

El Mode Suggeriments et permet deixar i rebre comentaris dels canvis que vas introduint. Aquesta funció és molt útil amb els canvis en línia.

4.3 Mode Visualització – Documents de Google

Aquest Mode, només és per llegir i imprimir. No permet l’edició del document i tanca els comentaris. Deshabilita la major part de funcions de la barra d’edició.

4.3 Afegir Equacions al document

Afegir qualsevol tipus d’equació, no és gens complicat.

Si vas a Visualitza > Mostra la barra d’equacions, podràs inserir fàcilment equacions en el document.

4.4 Afegir Complements

Els complements són extensions que afegeixen funcionalitats i plantilles a l’editor de text/presentacions/fulls de càlcul

Vés a Complements > Baixa Complements. Navega per la galeria d’extensions i clica en les que vulguis afegir.

Galeria d’extensions de Google Drive

Com exemple, he afegit una galeria de plantilles al meu editor. Però com pots veure, hi ha moltes extensions per provar.

Detall d’on s’instal·la la galeria de plantilles.

Galeria de plantilles que puc descarregar i personalitzar amb les meves dades.

Per afegir la plantilla a la meva unitat Google Drive, faig una còpia

Ara sols queda editar, imprimir, compartir o baixar-me una còpia en PDF

detall de les opcions de baixar-se un document. Qualsevol possibilitat està contemplada.

5. Com Compartir Documents amb Google Drive

Per experiència personal, crec que la funcionalitat que més problemes presenta és la de compartir. Aquí te la intento explicar.

Per compartir un document,  clica al botó blau de Comparteix (en la part superior dreta).

Quan s’obre la finestra, t’apareix (1) l’enllaç d’accès al document que hauràs d’enviar a la persona qüestió o penjar en la xarxa social que més t’agradi!

Acte seguit, per compartir, cal  canviar la privacitat del document. Vas a (2) i canvies primer la propietat, i després, el tipus de d’acció que pot fer la persona que convides al teu document com ara visualitzar, comentar o editar.

Les opcions de privacitat per compartir (2) un document són tres:
  • Totalment Públic -> No és necessari tenir un compte google per accedir-hi.
  • Tots els usuaris amb un enllaç  -> No és necessari tenir un compte google per accedir-hi.
  • Persones concretes -> És necessari que la persona amb qui comparteixes el document tingui un compte google per accedir-hi.

Un cop ajustada el tipus de compartició, cal ajustar el que és pot fer amb el document que comparteixes, com ara:

  • Editar
  • Comentar
  • Visualitzar
Si s’escull la compartició pública amb edició, qualsevol persona que trobi el document podrà editar-lo, tot i que la propietat continua sent teva.

Si s’escull la compartició amb l’enllaç, qualsevol persona que el cliqui, el podrà editar, tot i que la propietat continua sent del creador del document.

6. Creació de Formularis amb Google Drive

La creació de formularis en línia, és un altra de les funcionalitats que més s’utilitzen de Google Drive, degut a la seva facilitat d’ús. Per crear-los, s’hi accedeix des de la pàgina inicial,”la meva unitat”, desplegant el menú superior o clicant en el botó vermell “NOU”.

1creacio-formulari-de-google

Procés de creació dels formularis de Google,

2creacio-formulari-de-google

Mitjançant els formulari en línia, podem realitzar fàcilment enquestes o una selecció d’opcions de forma guiada. Un cop enviat el formulari, les respostes es registren de forma automàtica en un full de càlcul de Google, estalviant-nos la feina de recopilar i tenint-ho tot mastegat alhora d’analitzar el resultat del que s’ha preguntat.

5creacio-formulari-de-google

Selecció de la destinació de les respostes. S’enllaça automàticament amb un full de càlcul

4creacio-formulari-de-google

Aquest és un exemple de l’aspecte final que pot tenir un formulari enviat amb una enquesta.

6creacio-formulari-de-google

 

7. Amplia la capacitat de Google Drive a l’ample

Si les teves necessitats d’ emmagatzematge són amplies, amb Google Drive segurament no et quedaràs curt.

Aquí tens un resum de les capacitats i preus que actualment ofereix. Tens més detalls en el blog oficial de Google Drive o en les opcions de configuració del teu compte.

i fins aquí, limito aquest tutorial bàsic de Google Drive. En properes entrades, tractaré temes més concrets que pots crear/desenvolupar mitjançant Google Drive. Espero que aquesta guia, et sigui d’utilitat i que, com a mínim, t’ajudi a fer-lo servir i a treure suc de les seves eines col·laboratives.

Si us plau, comparteix o comenta que et sembla Google Drive i si realment el trobes útil.

Qualsevol dubte serà atès amb molt de gust en els comentaris.

 

Els comentaris estan tancats.